事務職chanじむしょくちゃん
提出物を作る総合演習

一般事務の総合課題｜資料を作り、4つの基準で振り返る

まず、ここから。

この課題では確認メッセージ／人数・準備表／来客の取次メモ／議事メモ／締切の相談／完了・引継ぎ報告を作ります。人数や資料の変更を反映し、来客対応、議事メモ、締切調整、確認待ちの引き継ぎまで行える。

まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。

制作：事務職chan 教材制作 · 更新： · 教材ID：workbook-general · 90分目安

先に知っておく言葉

言葉意味
版資料を修正した順番。v2よりv3が新しいとは限らないため、依頼者が指定した最新版を確認する。
予備不足した場合に備えて追加で用意するもの。
照合元の資料と作った一覧を比べ、一致しているか確かめること。

今回の依頼と元資料

あなたは研修用会社みどりサポートの一般事務担当です。11月5日10:00〜11:00の会議準備を、9:45までに完了します。会議室B、オンライン併用、資料は依頼者が確認した企画資料_v3.pdfです。会場参加者の分に予備2部を足して印刷し、オンライン参加者には承認済み共有先を個別に案内します。

参加者ID参加方法備考
M01会場司会
M02会場発表
M03オンライン接続確認が必要
M04会場
M05オンライン
M06会場

元データをCSVで保存 · 配布用の課題文を保存

データはすべて架空です。実在の候補者・顧客・社員情報を入力しないでください。

課題に取り組む

先に自分で作成し、その後で参考例を開きます。回答と評価メモはこの端末のブラウザに保存します。企業や運営への送信はありません。

1. 依頼を確認する

期限、人数、会場、資料の最新版、配布先を復唱し、共有先の権限を誰に確認するか書く。

作成後に参考例を確認する

「会議室Bで11月5日10時開始、9:45までに準備ですね。最新版v3の配布先と、オンライン参加者が開ける共有先を確認させてください。」

2. 一覧と部数を作る

参加者6名を一覧にし、会場人数をCOUNTIFで数え、予備を足す。途中式も残す。

作成後に参考例を確認する

B2:B7を参加方法の列にする場合、=COUNTIF(B2:B7,"会場") は4。印刷は4＋2＝6部。全6名分＋予備の8部にしない。

3. 予定が変わったら直す

前日16時にM05が会場参加へ変更。更新する表・準備・相手への連絡を列挙する。

作成後に参考例を確認する

M05を会場へ変更。会場5名、オンライン1名、印刷7部。座席・資料数を更新し、担当者と本人へ変更を共有する。

4. 完了と保留を分ける

9:35に印刷と設営が完了したが、M03の接続確認は9:40予定。現時点の報告を書く。

作成後に参考例を確認する

資料v3を7部、会議室Bに準備済み。M03への案内済み。接続確認は9:40に実施予定で、全項目完了とは記載しない。確認後9:45までに最終報告する。

5. 来客を取り次ぐ

9:50、青葉企画の高橋さんが来訪。名簿のM06がその人で、会場5名に含まれている。受付手順は会社・氏名・訪問先の確認後、司会M01へ連絡して迎えを待つ。来客への一言と社内連絡を書く。

作成後に参考例を確認する

青葉企画の高橋様ですね。会議担当を呼びますので、受付で少々お待ちください。社内へは「9:50、高橋様が会議のため受付に来訪。M06と照合済み。お迎えをお願いします」と連絡する。人数や資料を二重に加算せず、他の参加者の連絡先一覧は渡さない。

6. 会議の決定事項をまとめる

11:00の走り書き：田中さんが11/6 15時までに案内文を作成、鈴木さんが11/6 12時までに参加者一覧を確認。次回11/12案は会場未確定。田中さんの内容確認後に配布する。「決定」「未決」「次の作業」に分ける。

作成後に参考例を確認する

決定：田中さんが11/6 15時までに案内文作成、鈴木さんが11/6 12時までに参加者一覧確認。未決：次回11/12案、会場未確定。次の作業：議事メモv1を田中さんへ内容確認依頼し、了承後に指定先へ配布。

7. 急な別件の依頼を調整する

11:10、総務から11:30までに郵送物一覧の確認を依頼された。所要25分。いまの議事メモ作成は残り20分で締切11:45。両方を一人で終えられるか計算し、依頼者への相談文を書く。

作成後に参考例を確認する

必要45分に対して11:10〜11:45は35分で10分不足。郵送物だけでも11:35までかかり11:30を超える。11:10時点で両方の作業と期限を示し、郵送物の一部を別担当へ引き継ぐか締切変更を相談する。了承前に両方間に合うとは約束しない。

8. 最終報告と保管をする

11:40、郵送物は総務の別担当へ了承を得て引継ぎ済み。議事メモv1は作成済み・田中さん確認待ち。会場復旧済み、余った資料2部は施錠保管。保存先は共有／会議／11-05。完了・確認待ち・引継ぎを分ける。

作成後に参考例を確認する

完了：会場復旧、議事メモv1作成、共有／会議／11-05へ保存。確認待ち：田中さんの内容確認、余部2部の処分方法は依頼者に確認。余部は施錠保管。引継ぎ：郵送物は総務の別担当に了承を得て引継ぎ済み。確認後に議事メモを配布する。

評価を記録する

自動採点ではありません。自己確認か担当者確認かを選び、根拠となる回答の箇所をメモします。参考例を見た場合は「自力」と区別してください。

旧版や配布権限のない資料を送る判断は、再練習して担当者と確認する。

評価は未記録です。

条件を変えて再挑戦する

予備を3部に変えると最終部数は8部です。式のどの入力を変えればよいか説明し、一覧を更新してください。

前回の参考例を閉じ、変わった条件と影響する箇所を先にメモしてから作り直します。完成物と前回の違いを説明してください。

振り返りに使う教材

一般事務の学習順・復習先を見る

担当者用：全課題の解答例と評価基準