一般事務は資料・予定・連絡を整える仕事｜会議準備で実務を練習
一般事務は、依頼を確認し、資料・予定・連絡を正確に整える仕事です。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この疑似体験で担当する仕事
会議準備から、来客対応・議事メモ・引き継ぎまで
人数や資料の変更を反映し、受付、議事メモ、会議後の引き継ぎまで進められる。
8場面を順番に体験します。選択問題は自動で確認し、書いた文章は基準に沿って自己評価します。
依頼を受けて実務を体験する1. あいまいな依頼を確認する
「明日の会議の準備をお願い」と頼まれました。まず作業条件をそろえます。
届いた資料・連絡
- 依頼者：田中さん。依頼内容は会議準備のみ。日時・人数・資料の版はまだ不明。
判断すること
先に確認するもの
- 日時・人数・部屋・資料の版
- 過去の会議と同じだと決める
- とりあえず100部印刷
作るもの
田中さんに確認するメッセージを書いてください。
解答と理由を確認する
先に確認するもの：日時・人数・部屋・資料の版
人数や版が不明なまま印刷すると、やり直しや誤配布につながります。
参考文面
会議準備を承知しました。日時、参加人数、会場、印刷する資料の最新版と必要部数を教えてください。準備完了の期限と、資料の配布先も確認させてください。
確認する観点
- 日時・人数・会場を聞いた
- 資料の版と部数を聞いた
- 期限と配布先を聞いた
2. 人数と部数を決める
条件がそろいました。参加方法と資料の部数を整理します。
届いた資料・連絡
- 10/12 10:00–11:00。会議室A。参加者8名のうち2名はオンライン。
- 印刷は会場参加者分＋予備2部。最新版は会議資料_v3.pdf。9:45までに準備。
判断すること
印刷部数
- 6部
- 8部
- 10部
印刷する資料
- v1
- v2
- v3
作るもの
作業メモに人数、部数、資料名、完了期限を書いてください。
解答と理由を確認する
印刷部数：8部
印刷する資料：v3
会場参加者は6名。予備2部を足して8部です。オンライン参加者は指定の共有先で受け取ります。
参考文面
会場6名、オンライン2名。資料は会議資料_v3.pdfを8部印刷（会場6＋予備2）。9:45までに会議室Aへ準備し、オンラインの2名には指定の共有先を案内します。
確認する観点
- 参加方法を分けた
- 8部と最新版を明記した
- 9:45と共有先の確認を書いた
3. 配布前のミスを見つける
印刷直前の確認で古い資料が混ざっていました。
届いた資料・連絡
- プリンターの出力：先頭2部はv2、その後8部はv3。
- ルール：古い版を配布せず、社内の廃棄手順に従う。
判断すること
会議室へ持っていくもの
- 10部すべて
- v2だけ
- v3の8部だけ
作るもの
配布前に行う確認と、旧版の扱いを書いてください。
解答と理由を確認する
会議室へ持っていくもの：v3の8部だけ
枚数が合っていても版が違えば配布できません。旧版と最新版を分けます。
参考文面
表紙とページ数を照合してv3の8部だけをそろえます。v2の2部は混ざらないように分け、社内の廃棄手順に従います。配布先と会場を再確認します。
確認する観点
- 版とページを確認した
- 旧版を分けた
- 部数と配布先を確認した
4. 準備完了を報告する
9:40に会場と資料の準備が終わりました。
届いた資料・連絡
- 会議室A：v3資料8部を配置。オンライン参加者2名へ指定共有先を案内済み。機器の接続確認済み。
判断すること
報告する内容
- 完了・場所・部数・未確認事項
- 終わったよ、だけ
- 何も伝えない
作るもの
田中さんへ完了報告を書いてください。
解答と理由を確認する
報告する内容：完了・場所・部数・未確認事項
依頼者が準備状況を確認できるよう、完成した内容を具体的に伝えます。
参考文面
会議準備は9:40に完了しました。会議室Aへ最新版v3を8部配置し、オンライン参加者2名へ指定共有先を案内しました。接続確認も済んでおり、現時点で未確認事項はありません。
確認する観点
- 完了時刻と会場を書いた
- 版・部数・案内を書いた
- 未確認事項の有無を書いた
5. 直前の参加変更を反映する
準備完了の報告後、参加方法の変更が届きました。どの準備に影響するか確かめます。
届いた資料・連絡
- 9:42 田中さん：オンライン予定のM07さんが会場参加へ変更。全体8名は変わりません。資料はv3のままです。
- 現在の配置：会場6席、資料8部。ルールは会場人数＋予備2部。会場準備の期限は9:45。
判断すること
変更後の印刷部数
- 8部のまま
- 9部（7名＋予備2）
- 10部（8名＋予備2）
追加で用意するもの
- 9部すべてを再印刷
- 1席とv3資料1部
- 参加者全員に新しいURL
作るもの
変更後の人数、必要部数、追加する作業と完了予定を田中さんへ報告してください。
解答と理由を確認する
変更後の印刷部数：9部（7名＋予備2）
追加で用意するもの：1席とv3資料1部
会場7名、オンライン1名になります。既に8部あるので、追加は1部です。総人数と会場人数を分けて考えます。
参考文面
M07さんを会場参加に更新しました。会場7名、オンライン1名です。v3資料は予備2部を含め9部必要なので、既存8部に1部追加し、座席も1席増やします。9:45までに再確認して報告します。
確認する観点
- 会場7・オンライン1と整理した
- 9部必要・1部追加を区別した
- 座席と完了予定を伝えた
6. 来客の受付と取り次ぎをする
9:55、会議に招かれたお客様が来ました。受付メモと照合し、担当者へつなぎます。
届いた資料・連絡
- 受付メモ：会場7名のうちM08は青葉商店の佐藤さん。10:00から田中さんとの会議。会社名・氏名・訪問先を確認し、田中さんへ内線する。
- 来客：青葉商店の佐藤です。田中さんとの打ち合わせで来ました。社内手順では田中さんの迎えを受付で待ってもらう。
判断すること
受付での対応
- 他の参加者の連絡先一覧を渡す
- 照合後に田中さんへ取り次ぎ、受付で待ってもらう
- 自由に会議室を探してもらう
作るもの
お客様への一言と、田中さんへの内線メモを分けて書いてください。
解答と理由を確認する
受付での対応：照合後に田中さんへ取り次ぎ、受付で待ってもらう
来客は既に人数に含まれているため、重ねて加算しません。来訪の確認に必要な情報を扱い、担当者へ取り次ぎます。
参考文面
お客様へ：青葉商店の佐藤様ですね。お待ちしておりました。担当の田中を呼びますので、こちらで少々お待ちください。 内線：9:55、10時の会議で青葉商店の佐藤様が受付にお見えです。参加者M08として確認済みです。お迎えをお願いします。
確認する観点
- 会社名・氏名・訪問先を照合した
- 待つ場所と取り次ぎを案内した
- 時刻と来客情報を担当者へ伝えた
7. 決まったことを議事メモにする
会議後、走り書きを次の人が動けるメモに直します。決定と提案を分ける練習です。
届いた資料・連絡
- 11:00終了。決定：次回案内文は田中さんが10/14 15:00までに作成。参加者一覧は鈴木さんが10/13 17:00までに確認。
- 提案：次回は10/20開催の案が出た。会議室が未確認のため日付は未確定。議事メモは田中さんの確認後に配布。
判断すること
次回開催日の記録
- 10/20に決定
- 10/20案・会場確認待ち
- 10/13に決定
作るもの
決定事項2件、未決事項1件、配布前の確認先を見出し付きで書いてください。
解答と理由を確認する
次回開催日の記録：10/20案・会場確認待ち
メモには「何を・誰が・いつまでに」を残します。提案を確定情報にすると、誤った案内につながります。
参考文面
決定事項：案内文の作成は田中さん、10/14 15:00まで。参加者一覧の確認は鈴木さん、10/13 17:00まで。 未決事項：次回開催は10/20案。会議室の確認待ちで未確定。 配布前確認：田中さんへ内容確認を依頼し、了承後に指定の参加者へ配布する。
確認する観点
- 作業・担当・期限を2件とも記録した
- 提案と決定を分けた
- 配布前の確認先を書いた
8. 後片付けと未完了の引き継ぎ
11:20時点の作業をまとめます。残っている仕事が見つけられる形にします。
届いた資料・連絡
- 会議室の原状復帰は完了。余った社内資料2部は施錠保管し、依頼者へ処分方法を確認中。個人情報入りの資料は通常のごみ箱へ捨てない。
- 議事メモv1は共有／会議／10-12に保存、田中さんの確認待ち。次回会場の確認担当は鈴木さん、回答予定10/13 12:00。
判断すること
未完了の作業
- 会議室の原状復帰
- 議事メモ・余部の扱い・次回会場の確認
- すべて完了
作るもの
完了項目と残る3件を、保存先と確認相手付きで引き継いでください。
解答と理由を確認する
未完了の作業：議事メモ・余部の扱い・次回会場の確認
会議が終わっても仕事は残ります。完了・保留・担当・次の確認予定を分けます。
参考文面
11:20時点、会議室の原状復帰は完了。議事メモv1は共有／会議／10-12に保存し、田中さんの確認待ちです。余部2部は施錠保管し、依頼者に処分方法を確認中。次回会場は鈴木さんから10/13 12:00回答予定です。回答後、開催日と案内文への反映を確認します。
確認する観点
- 完了と残る3件を分けた
- 保存先・保管場所を明記した
- 確認相手と次の対応を残した
別の依頼で総合演習する
流れを理解したら、数字や状況の違う依頼へ進みます。完成した資料を評価表と一緒に振り返りましょう。
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