経理事務は原本との照合から学ぶ｜金額差・重複・不足の練習
経理事務の入口は、証憑と一覧を照合し、金額差・重複・不足を記録して確認することです。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この疑似体験で担当する仕事
経費照合から、訂正・入金確認・締め前の報告まで
資料の差を調べ、承認後の訂正と履歴、入金の照会、締切管理を行える。
8場面を順番に体験します。選択問題は自動で確認し、書いた文章は基準に沿って自己評価します。
依頼を受けて実務を体験する1. 資料の件数を照合する
経費入力を依頼されました。仕訳や税区分の判断は担当者が行います。
届いた資料・連絡
- 一覧：R01 1,200円、R02 800円、R03 500円。
- 受領した領収書：R01 1,200円、R02 850円。R03は見当たらない。
判断すること
不足している資料
- R01
- R02
- R03
作るもの
受領件数と不足資料をメモしてください。
解答と理由を確認する
不足している資料：R03
一覧は3件、原本は2件です。R03は資料がないため確認が必要です。
参考文面
一覧3件に対し領収書は2件です。R03（一覧500円）の領収書が見当たらないため担当者へ提出状況を確認します。資料がそろうまで確認済みにはしません。
確認する観点
- 一覧と原本の件数を書いた
- R03を特定した
- 確認済みにしていない
2. 金額の違いを記録する
R02の数字が一致しません。
届いた資料・連絡
- 一覧R02：800円。領収書R02：850円。
- 社内ルール：訂正は原本と担当者の確認後。差異をメモし、元の記録を残す。
判断すること
差額はいくら？
- 50円
- 800円
- 850円
作るもの
R02の確認依頼を書いてください。
解答と理由を確認する
差額はいくら？：50円
850−800＝50円です。どちらが正しいかを推測で決めず、両方の値を残します。
参考文面
R02は一覧800円、領収書850円で50円の差があります。正しい金額と訂正手順をご確認ください。確認が取れるまで元の記録は変更していません。
確認する観点
- 両方の金額を書いた
- 50円の差と書いた
- 勝手に訂正していない
3. 重複の可能性を確認する
追加でR01と同じ内容の資料が届きました。
届いた資料・連絡
- 追加資料：R01の写し。元のR01と番号・日付・金額が一致。
- 担当者：写しが重複送付されたものです。追加計上は不要。
判断すること
R01を何件として扱う？
- 1件
- 2件
- 0件
作るもの
追加資料の確認結果を作業メモに書いてください。
解答と理由を確認する
R01を何件として扱う？：1件
担当者が同じ資料の写しだと確認しています。二重に計上しません。
参考文面
追加のR01は番号・日付・金額が元の資料と一致し、担当者から重複送付の写しと確認できました。R01は1件として扱い、追加計上せず、確認経緯を残します。
確認する観点
- 一致した項目を書いた
- 担当者の確認を残した
- 追加計上していない
4. 未解決事項を残して引き継ぐ
今日の作業を終え、担当者へ一覧を渡します。
届いた資料・連絡
- R01：原本照合済み。R02：50円の差について確認中。R03：領収書待ち。
- 保存先：共有／経費／確認中。
判断すること
全件確認済みにできる？
- できる
- R02とR03が未確認なのでできない
- 資料を消せばよい
作るもの
保存先と、確認済み・未確認を分けた報告を書いてください。
解答と理由を確認する
全件確認済みにできる？：R02とR03が未確認なのでできない
未確認を残したまま完了にしません。次に確認する人が分かるよう整理します。
参考文面
経費資料を共有／経費／確認中へ保存しました。R01は照合済みです。R02は50円の差を確認中、R03は領収書待ちです。未解決の2件は確認済みにせず、担当者の回答後に更新します。
確認する観点
- 保存先を書いた
- 確認済みと未確認を分けた
- 次の更新条件を書いた
5. 訂正を承認と履歴付きで残す
翌朝、担当者から金額の回答が届きました。何を根拠に、どの数字を変えたかを残します。
届いた資料・連絡
- 10/13 9:15 経理担当の佐藤さん：R02は原本850円が正しいので、一覧800円を850円へ訂正してください。承認記録は共有／経費／回答R02。
- 研修ルール：訂正前後の金額・理由・承認者・日時・根拠の保存先を残す。仕訳と税区分は経理担当が判断する。
判断すること
R01と訂正後R02の照合済み合計
- 2,000円
- 2,050円
- 2,550円
作るもの
R02の訂正履歴と、訂正後の照合済み合計を記録してください。
解答と理由を確認する
R01と訂正後R02の照合済み合計：2,050円
1,200＋850＝2,050円。R03の500円は原本未着なので含めません。照合済み合計と支払承認は別です。
参考文面
R02：800円→850円に訂正。理由は原本との50円差。10/13 9:15、佐藤さんの承認、根拠は共有／経費／回答R02。元の金額も履歴に残します。R01とR02の照合済み合計は2,050円。R03は原本未着で保留、仕訳・税区分は担当者確認です。
確認する観点
- 訂正前後と差額を記録した
- 承認者・日時・根拠を残した
- 2050円と保留R03を分けた
6. 入金一覧を請求一覧と照合する
別の依頼が届きました。金額だけで請求先を決めず、番号と名義も確認します。
届いた資料・連絡
- 請求一覧：I01 青葉商店10,000円、I02 みどり商店8,000円。
- 入金一覧：P01 青葉商店10,000円（I01の記載あり）、P02 ミドリ7,800円（番号なし）。
- 社内手順：不一致を記録し、差額理由と対応関係を経理担当へ照会。消込（請求と入金の対応を確定する処理）は担当者の確認後。
判断すること
I02とP02を比較した差額
- 200円
- 1,800円
- 差はない
P02の扱い
- 手数料200円として確定
- I02の可能性として照会し確定は保留
- 金額を書き換える
作るもの
一致した項目と不一致を残し、担当者への照会文を書いてください。
解答と理由を確認する
I02とP02を比較した差額：200円
P02の扱い：I02の可能性として照会し確定は保留
8,000−7,800＝200円。表記と番号も一致していないので、I02への入金とは断定しません。
参考文面
I01はP01と番号・名義・金額10,000円が一致。消込確定は担当者へ依頼します。I02に対しP02は名義ミドリ、番号なし、7,800円で200円少なく、対応関係を確認中。対象請求と差額理由を照会し、振込手数料とは決めつけません。
確認する観点
- 一致した項目を具体的に書いた
- 200円差と番号なしを記録した
- 対応関係と差額理由を確認依頼した
7. 締切から確認の順番を決める
10/13 10:00。確認待ちが3件あります。自分で解決できない事項を放置しないよう整理します。
届いた資料・連絡
- T01：R03の原本未着、提出状況の確認期限10:30。T02：入金P02の照会、経理担当への共有期限12:00。T03：今月の資料整理、期限17:00。
- R03の提出者は不在。期限に間に合わない可能性は10:30までに経理担当へ報告。資料の代用可否を事務担当だけで判断しない。
判断すること
最初に着手すること
- 17時期限の資料整理
- R03の提出状況確認と期限への影響の共有
- 返事が来るまで何もしない
作るもの
3件の対応順と、10:30までに返事がない場合の報告文を書いてください。
解答と理由を確認する
最初に着手すること：R03の提出状況確認と期限への影響の共有
期限と返事が必要な相手を見て優先します。返事待ちにも次の確認時刻を設定します。
参考文面
まずT01を確認し、10:30までに経理担当へ現状を報告。次にT02を12時までに共有し、T03を17時までに整理します。R03は提出者不在で原本未着です。期限に間に合わない可能性があるため、保留の扱いと次の確認先をご指示ください。
確認する観点
- 3件を期限順に整理した
- 返事待ちを放置していない
- 代用や処理を独断で決めていない
8. 締め前の確認表を渡す
16:00、R03の原本を受領できました。経費の確認結果と、残る入金照会を引き継ぎます。
届いた資料・連絡
- R03原本500円を受領し番号・日付・金額が一致。R01は1件1,200円、R02は承認後850円へ訂正済み。
- 経費の支払承認はまだ。入金P02の200円差と対象請求は経理担当が照会中。次の確認は10/14 10:00。原本と履歴の保存先は共有／経費／10月。
判断すること
経費3件の照合済み合計
- 2,050円
- 2,500円
- 2,550円
支払状態
- 資料がそろったので支払済み
- 資料照合済み・支払承認待ち
- 入金照会も解決済み
作るもの
経費合計と根拠、支払状態、入金の未解決事項と次の確認を報告してください。
解答と理由を確認する
経費3件の照合済み合計：2,550円
支払状態：資料照合済み・支払承認待ち
1,200＋850＋500＝2,550円。資料の照合、支払承認、入金照会は別の状態として記録します。
参考文面
R01・R02・R03の原本照合は完了、合計2,550円です。R01は重複計上せず、R02の訂正履歴と原本は共有／経費／10月に保存。支払は承認待ちです。入金P02は対象請求と200円差を経理担当が照会中で、10/14 10:00に状況を確認します。
確認する観点
- 合計2550円と重複除外を示した
- 照合完了と支払承認待ちを分けた
- 入金照会の担当と次の時刻を残した
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