採用事務の面談設定は予定照合→提案→確定｜担当者向け実務練習
採用事務の面談設定は、候補者と担当者の予定を照合し、提案・確定・変更を台帳に残す仕事です。
まずは読んで、ひとつやってみよう。
迷ったら、見本に戻ってだいじょうぶ。
この疑似体験で担当する仕事
求職者の面談を、受付から変更対応まで担当する
予定の照合、候補日の連絡、確定案内、変更連絡、管理表への記録ができる。
8場面を順番に体験します。選択問題は自動で確認し、書いた文章は基準に沿って自己評価します。
依頼を受けて実務を体験する1. 採用担当者からの依頼を読む
あなたは青葉サポートの採用事務です。担当者から面談設定を依頼されました。依頼にない情報を勝手に決めず、最初に確認します。
届いた資料・連絡
- 社内チャット：応募者C01さんのオンライン面談を設定してください。時間は30分。担当は森です。10月中旬でお願いします。
- 応募者台帳：C01／山田さん／連絡先 c01@example.test／応募職種 一般事務。すべて架空です。
- 社内ルール：開始・終了は日本時間。面談前後に15分ずつ空ける。候補日への本人の返信後に確定する。
判断すること
最初に確認するもの
- 担当者と求職者の空き時間・候補日の範囲
- 求職者の好きな色
- 自分に都合のよい時刻だけ
作るもの
森さんに、日程調整を始める前の確認メッセージを書いてください。
解答と理由を確認する
最初に確認するもの：担当者と求職者の空き時間・候補日の範囲
「10月中旬」だけでは日時を決められません。両者の空き時間と実施方法をそろえます。
参考文面
C01さんの面談設定を承知しました。10月中旬の候補日と、森さんの空き時間を教えてください。面談はオンライン30分、前後15分の余裕を取る理解です。接続URLは確定後に発行いただけますか。
確認する観点
- 対象のC01を明記した
- 候補日と担当者の空き時間を尋ねた
- 実施方法・所要時間・URLを確認した
2. 2人の予定から候補を選ぶ
面談は30分です。森さんの既存予定と前後15分が重ならない枠を探してください。
届いた資料・連絡
- 森さん：10/15 10:00–11:00は会議、13:00–14:00は別面談。10/16 10:00–12:00は空き。
- 山田さん：10/15 10:30–12:00、10/16 10:00–11:00が可能。
- ルール再確認：森さんの既存予定との間に15分を空ける。本人には面談の開始・終了時刻を伝える。
判断すること
10/15の候補は？
- 10:30–11:00
- 11:00–11:30
- 11:15–11:45
10/16の候補は？
- 10:15–10:45
- 11:15–11:45
- 12:00–12:30
作るもの
2つの候補日時と、10/15の11:00開始を避けた理由を社内メモに書いてください。
解答と理由を確認する
10/15の候補は？：11:15–11:45
10/16の候補は？：10:15–10:45
10/15は11時まで会議なので、15分空けた11:15が最初の候補です。10/16の10:15–10:45は両者の条件を満たします。
参考文面
候補は10/15 11:15–11:45、10/16 10:15–10:45（日本時間）です。10/15は森さんの会議が11時まであり、前後15分の余裕を取るため11:00開始にはしません。
確認する観点
- 2つの候補と終了時刻を書いた
- 日本時間と書いた
- 既存予定と15分の余裕を説明した
3. 求職者へ候補日を案内する
まだ確定していません。求職者に選んでもらう候補案内を作ります。実際には送信されません。
届いた資料・連絡
- 採用担当：候補は10/15 11:15–11:45、10/16 10:15–10:45でOK。10/10 17:00までにご返信いただいてください。
- 候補が合わない場合は、別の希望日時を2つ以上伺う。接続URLは確定後に案内する。
判断すること
件名で示す状態
- 面談日時確定のお知らせ
- 面談候補日時のご相談
- 採用決定のお知らせ
作るもの
山田さん宛に、件名を含む候補日の案内メールを書いてください。
解答と理由を確認する
件名で示す状態：面談候補日時のご相談
候補提示は日時の確定でも採用決定でもありません。返信期限と、合わない場合の連絡方法を添えます。
参考文面
件名：面談候補日時のご相談／青葉サポート 山田様 面談の候補は①10月15日11:15–11:45、②10月16日10:15–10:45（いずれも日本時間）です。オンラインで30分を予定しています。ご都合のよい候補を10月10日17時までにお知らせください。難しい場合は別の希望日時を2つ以上お知らせください。接続URLは日時確定後にご案内します。
確認する観点
- 候補2つ・所要時間・実施方法を書いた
- 返信期限と別候補のお願いを書いた
- 候補段階であり確定と書いていない
4. 返信を受け、管理表を更新する
山田さんから返信が来ました。担当者側の予定を最終確認してから確定処理をします。
届いた資料・連絡
- 返信：10月16日の10:15からを希望します。よろしくお願いします。
- 森さんからの社内返信：10月16日10:15–10:45で確定してください。前後の時間も確保しました。
- 管理表の項目：応募者番号／開始／終了／担当者／状態／次の対応。
判断すること
記録する日付
- 10月15日
- 10月16日
- 10月10日
現在の状態
- 面談終了
- 日程確定・案内準備
- 不採用
作るもの
管理表の6項目を、1項目ずつ書いてください。
解答と理由を確認する
記録する日付：10月16日
現在の状態：日程確定・案内準備
担当者から確定の返事を受けています。まだ面談は実施していないため、面談終了にはしません。
参考文面
応募者番号：C01 開始：10月16日10:15（日本時間） 終了：10月16日10:45 担当者：森 状態：日程確定・案内準備 次の対応：接続先と連絡先を確認して確定案内を送る
確認する観点
- 本人・日時・担当者が一致している
- 面談終了と記録していない
- 次の対応を書いた
5. 接続先を含む確定案内を作る
面談日時が決まりました。受け取った人が当日迷わず参加できる案内を作ってください。
届いた資料・連絡
- 確定：10/16 10:15–10:45、日本時間。担当者：森。オンライン面談。
- 練習用接続先：https://meet.example.test/c01 。実際には接続しません。
- 当日連絡先：recruit@example.test 。5分前を目安に接続確認。音声とカメラが使える端末を準備。
判断すること
案内の宛先
- 応募者全員をCC
- C01の山田さんだけ
- 別の応募者C02
作るもの
件名、宛名、確定日時、参加方法、当日の連絡先を含む案内を書いてください。
解答と理由を確認する
案内の宛先：C01の山田さんだけ
個別の接続情報を他の応募者に共有しません。日付・開始終了・接続先・困ったときの連絡先を確認します。
参考文面
件名：面談日時確定のご案内／10月16日 山田様 面談は10月16日10:15–10:45（日本時間）、担当は森で確定しました。接続先は https://meet.example.test/c01 です。音声とカメラが使える端末をご準備ください。5分前を目安に接続をご確認ください。接続できない場合は recruit@example.test へご連絡ください。
確認する観点
- 日時・担当者・実施方法が一致している
- 練習用接続先と当日連絡先を書いた
- 別の応募者情報が混ざっていない
6. 日程変更の依頼を受ける
確定後に、求職者から日程変更の連絡が来ました。元の案内を放置せず、再調整します。
届いた資料・連絡
- 山田さん：10月16日は都合がつかなくなりました。10月19日14時以降か、20日午前なら可能です。
- 森さん：19日14:00–15:00は会議。15:15–16:00は空き。20日午前は不在。
- ルール：新しい日時は本人の確認後に確定。元の16日の枠を担当者へ取消依頼し、台帳は再調整中にする。
判断すること
新たに提案できる候補
- 10/19 14:30–15:00
- 10/19 15:15–15:45
- 10/20 10:00–10:30
本人の返事を待つ間の状態
- 再調整中
- 面談終了
- 採用
作るもの
求職者への再調整案内と、社内で更新する内容を分けて書いてください。
解答と理由を確認する
新たに提案できる候補：10/19 15:15–15:45
本人の返事を待つ間の状態：再調整中
新しい希望日時と担当者の空きを照合します。古い日時の取消と、新しい候補への返信待ちを分けて記録します。
参考文面
山田様、変更のご連絡をありがとうございます。10月19日15:15–15:45（日本時間）ではいかがでしょうか。ご都合をお知らせください。 社内メモ：10月16日の元の枠は取消依頼。台帳を再調整中に変更。新しい日時は本人の返事を受けてから確定し、接続先を再確認して案内する。
確認する観点
- 新候補を確定と断言していない
- 古い予定の取消と台帳変更を書いた
- 本人確認後の再案内を書いた
7. 当日、参加が確認できない
再調整後の面談当日です。開始5分後も参加が確認できません。事務担当として、事実を確認して担当者へ共有します。
届いた資料・連絡
- 本日の確定日時：10/19 15:15–15:45。15:20時点で接続なし。
- 社内手順：接続先や連絡の行き違いを確認し、応募者へ連絡。対応方針は面談担当者へ相談する。採否は事務担当が決めない。
判断すること
最初の対応
- 無断欠席と断定し不採用にする
- 接続先と連絡状況を確認し、本人へ連絡する
- 応募者の情報をSNSに載せる
作るもの
担当者への第一報と、求職者への確認文を書いてください。
解答と理由を確認する
最初の対応：接続先と連絡状況を確認し、本人へ連絡する
接続トラブルや案内の行き違いの可能性があります。確認できた時刻と事実だけを記録します。
参考文面
社内：15:20時点でC01さんの参加が確認できません。接続先と案内を確認し、ご本人へ連絡中です。以降の対応をご相談します。 山田様、本日15:15からの面談への接続状況はいかがでしょうか。接続にお困りでしたら状況をお知らせください。
確認する観点
- 時刻と確認できた事実を書いた
- 理由や採否を断定していない
- 接続の支援と担当者への相談を書いた
8. 面談後、次の担当者へ引き継ぐ
面談は15:25から15:45まで実施できました。面談担当者から共有が届きました。
届いた資料・連絡
- 森さん：面談は実施済みです。結果は確認中。10月22日17時までに採用担当から連絡予定です。
- 台帳では「面談実施」と「選考結果」を分けて管理する。
判断すること
選考結果欄に入れるもの
- 採用
- 不採用
- 確認中
作るもの
台帳の更新内容と引き継ぎメモを書いてください。
解答と理由を確認する
選考結果欄に入れるもの：確認中
面談が終わっても、結果が決まったとは限りません。次に誰がいつ連絡するかを残します。
参考文面
C01：10月19日15:25–15:45面談実施済み。選考結果は確認中。次の対応は採用担当から10月22日17時までに連絡予定。接続確認に時間を要したことを記録し、採否について事務担当から断定した案内はしない。
確認する観点
- 実施した事実と結果を分けた
- 次の担当者と連絡期限を書いた
- 採否を勝手に決めていない
別の依頼で総合演習する
流れを理解したら、数字や状況の違う依頼へ進みます。完成した資料を評価表と一緒に振り返りましょう。
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